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近年外国人の雇用が増えている中で、企業の採用担当者は外国人を面接する機会が増えてきたと思います。

企業の面接官は短時間で外国人応募者の本質を見極めなければなりません。
その面接官のスキル次第で、その後の内定辞退の数や定着率、ひいては会社全体の成長にも影響が出ます。

さらに外国人の面接を行う場合は、不用意に国籍や宗教など選考をする上で関係がないことを面接で尋ねてしまうだけでも、質問内容や質問の仕方によっては就職差別として判断されてしまうこともあるのです。

ただ上手く面接を行う事が出来れば、英語が話せる優秀な人材を長期的に雇用する事が出来ます。

今回は採用担当者が知って得する面接の仕方についてご説明します。

確認しなければならない書類

まず採用担当者は面接を行う前に、確認をしておかなければならない書類が複数あります。

外国籍の方を面接する際には、必ず本人が確認できる証明書や現在どのような資格で日本に滞在をしているかを確認してください。

万が一にも、日本で就業する資格のない不法就労者を雇ってしまうと、企業は不法就労助長罪に問われる可能性があり、営業停止や最悪の場合、逮捕や罰金という罰則を受けてしまう場合があります。

また事前の書類確認により、日本で仕事ができるかどうか、いつまで日本に滞在できるかどうかなど、本人確認ができます。

・外国人登録証明書

・パスポート

・就労資格証明書

・在留カード

・履歴書や職務経歴書、日本語能力試験の結果等

この5つが事前に確認が必要な書類になります。

確認の書類は多くなっていますが、「在留カード」と「履歴書や職務経歴書」を見ればある程度は募集した外国人がどのような人物か把握する事が出来ます。

「在留カード」とは外国人本人の「氏名」「生年月日」「性別」「国籍」「住居住地」「在留資格の分類」「就労の有無」「在留期間」が記されているカードになります。

見た目は日本でいう「運転免許証」によく似ており、外国人の正当な身分を示す証明書になります。

「在留カード」で身元や在留期間、就労の有無の確認は出来ますが、在留資格にも色々な種類がありますので、自社で働く事の出来る在留資格を取得しているのかを別途上記の書類いて確認して下さい。

ただ自社で採用活動をするのではなく、人材紹介会社などに頼む場合は紹介をされる前に事前にこちらを確認しているので、面接時に再度確認をする手間が省けます。

SELECTでは人材会社と提携しており、これらの書類サポートを行っていますのでお気軽にお問合せ下さい。

面接者をしっかり把握してミスマッチを無くす

企業の採用担当者の方は、外国人の面接者が『どんなスキルを保有しているか』『仕事内容を理解しているか』をしっかり把握しておく必要があります。

外国人のスキルを把握する

外国人がどんな技術スキルを持ち、自社の求める人材としっかり合っているか把握しておきましょう。

また気を付けるべきは、複数人の外国人と面接をしていると、稀に圧倒的な実績を語る方がいます。

一見優秀な外国人が応募をしてくれたように見えますが、実際は母国の風習上自分の実績を事実以上に大きく語ってしまっていることも。

少しでも怪しいと思った場合は「実績の証拠」や「具体的な数字」など信ぴょう性があって比較がしやすい状態にまで情報を落とし込んだうえで、実績を判断しましょう。

日本語だけでなく英語能力もチェック！

外国人労働者を採用する企業は、「グローバル化」を促進する為に、英語が話せる人が採用できるというメリットがあります。

ただ英語が母国語ではない外国人は一切英語が話せない…なんてこともあります。

「英語が話せる人の採用」を期待して外国人の雇用を考えているのであれば、面接時に日本語能力のみならず英語能力も合わせて確認しましょう。

英語能力については様々な検定があるため、応募書類や面接時に聞いた情報を基に慎重に判断する必要があります。

日本語能力に関しては初めから高いレベルを求めすぎなくても、就業期間中に向上していけますので、まずは「技術」や「英語力」に重きを置いた方がいいでしょう。

仕事の内容を相互確認しよう

日本人であれば自身の業務中に、急な別の業務に対応する事もしばしばあるかと思います。

ただ外国人の場合は、事前に説明し理解していない業務は自分の仕事ではないという認識をする人が非常に多くいます。

なので急な別件業務に対応しなかったり、対応しない事で既存の日本人社員と仲が悪くなってしまう等の事例が稀にあります。

そのようなことが起こらないために、面接時に待遇や雇用条件、仕事内容は細かく伝えましょう。

業務内容の他にも、終了時刻が定まっていない残業は大きな問題となることがあります。

終了時間が設定できる残業なのか、業務が完了するまで残業しなくてはいけないのか、面接時に残業の有無とその内容を明確にしておくことをおすすめします。

外国人に日本での業務の一般的な概念が無いと言っても、働く場所は日本なのでしっかり採用前に『急遽業務を振る可能性がある』や『繁忙期は残業をしなければならない』等の事前説明を行っておき、日本の社会の風土を理解して貰っておきましょう。

言語の壁や文化の違いがある以上、こちらがしっかり伝えたと思っていても外国人は理解し切れていないこともあります。

求職者との面接の際に「仕事内容の相互確認」を行うのは当然ではありますが、外国人を採用する際は特に注意して確認を行いましょう。

外国人側が理解をしていると思ってもこちらが伝えたい意図と違った捉え方で理解していることもあります。

特に待遇面等でこれらの認識の相違があると、せっかく採用できたのにすぐ退職してしまう可能性があるので、外国人の理解しやすい言葉で何回か伝えてあげ、確認を取りましょう。

外国人の退職者を出さない為にも、事前の確認は必ず行ってください。

面接官の役割

面接官の役割は『会社のために良い人材を見極めて採用すること』です。
あえて外国人を採用するということは、外国人にしかないメリットを会社が求めているという事です。

採用担当者は会社の窓口である事を意識して、謙虚な態度で公平に面接を進めてください。

また面接時の服装については私服可かスーツ着用かしっかりと指定しておきましょう。

海外の面接では服装に規制がなく、カジュアルな面接が行われています。

海外の面接のルール、また海外の面接の常識と、日本のルールや常識はまったく違うものと考えておき、外国人が困惑しないように指定してあげましょう。

また仮に外国人の服装や、面接時のマナーが間違っていたとしても寛容な心で受け入れましょう。

面接官の方から挨拶をする

外国人の労働者から面接時に第一声を切り出すのは、少し勇気がいります。

面接官は先に自ら挨拶し、威圧的にならないように心がけましょう。

やさしい日本語で面接官から挨拶する事により、外国人の応募者にリラックスしてもらい、本来の応募者のよいところを引き出すことができるようになります。

日本語など、母国語でない言語で面接をする場合は、求職者がとても緊張しています。

なので緊張しないでほしいという意味も込めて、明るくやさしく話しかけたほうがよいと思います。

リラックスできる雰囲気を作る

外国人の労働者は日本企業と面接する際は、相手からすると異国の人なので緊張するのは当たり前です。

そして緊張してしまうと、質問をしても良い答えを引き出せません。
応募者の本質を見極めるためには、本心で話してもらう必要があるため、リラックスできる雰囲気作りを心掛けましょう。
面接はアイスブレイクできる軽い質問や雑談から始め、お互いに心を開くところから始めます。

自己開示をする

よくある面接官にありがちな失敗が、一方的に聞きたいことだけ聞いて応募者を帰してしまうこと。
面接官の社内での立場や、募集に至った背景がわからないと、応募者側もアピールポイントが曖昧になり、あまり良いエピソードを引き出せません。

「よくわからない」ことが理由で志望度が下がり、選考辞退や内定辞退を招くリスクもあります。

外国人の採用では特に言葉のやり取りを意識しながら、外国人にも情報を開示していきましょう。

状況別に使える質問パターン

日本人面接者の場合は共通の話題が多く、バックグラウンドも把握しやすいので会話も弾ませやすいと思います。

ただ外国人の場合は何から聞けばよいのか等困惑してしまう場合があるので、場面別の質問を紹介していきます。

冒頭のアイスブレイク時の質問

外国人は日本企業との面接に緊張している事が多いので、アイスブレイクにより緊張をほぐしてあげる事が大事です。

またこのアイスブレイクを行う事によって、外国人応募者の人間性に触れる事が出来ます。

家族はどういう構成なのか、趣味や週末の過ごし方なのかや、応募者と自分の共通の話題に関することが良いでしょう。

まずは応募者に心を開いてもらうことで、以降の質問で率直な回答が得られやすくなります。

・履歴書を拝見しましたが、○○がご趣味なんですか？

・日本では猛烈な暑さが続きますが、母国の夏はいかがですか？

・ご兄弟はいらっしゃいますか？

性格や人柄を見極める質問

今後共に長く働くパートナーとなるので、性格や価値観が自社の社風に合っていることも大切です。

自社に応募してきた人材がどんな人で、どんな人生を歩んできたのか、壁にぶつかった時にどんな対処をするのか、セクハラや人権にふれる質問は避けて、可能な限り多くの質問をして、外国人の応募者の人間性を把握できるようにしましょう。

実際に持っているスキルや、過去のエピソードを質問することで、仕事をする上でどのような業務を行ってきた人なのかを見極めることができます。

それを理解した上で、チームワークを大切にする人かどうか、日々努力して勤務が出来るかの確認ができるような質問をしましょう。

その方を採用することによって、会社全体や配属する部署にいい影響が与えられるか、それとも悪影響を及ぼす人間をイメージして判断しましょう。

・業務を通じて最も努力してきたことは何ですか？

・業務を円滑に進めるために、工夫していたことはありますか？

・社内や顧客とのコミュニケーションはどのように取っていましたか？

まとめ

外国人を面接する時には、相手の立場になり、本来の外国人の姿を見極める事が重要です。

せっかく採用したのに認識の相違があって退職してしまってり、自社の求めていたスキルと異なる人材を採用してしまったのでは意味がありません。

外国人の労働者達は企業にとって非常い大きな戦力となるので、外国人の退職率が高い企業では採用のフローを見直す事が大事でしょう。